Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т. Передача таких документов осуществляется следующим образом.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
Содержание:
Сдача документов в архив при ликвидации организации
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. ПономареваОни формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.
Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления п. Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.
Важно Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона скоросшиватель или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. Срок хранения подобного дела-досье исчисляется не с даты договора или дополнительного соглашения, а с года, следующего за годом завершения сделки и создания последнего документа, сформированного в данное дело-досье например, акта о приемке работ и платежного поручения.
Принцип здесь такой: все документы, подтверждающие законность договорной деятельности организации, должны храниться вместе и должны быть представлены в течение установленного нормативного срока хранения. Кроме того, договоры о приобретении основных средств и расчетные документы, подтверждающие законность приобретения, являются активом организации, который она сохраняет. Вы хотите сдать договоры в архив или все-таки хранить на месте, но в большем порядке? Если в архив как я поняла из названия темы , то бОльшая часть договоров хранится 5 лет после окончания срока действия, а в архив сдаются дела длительного и постоянного хранения.
То есть не надо сдавать в архив ВСЕ недействующие договоры. Соответственно и описи делать не надо. Надежда писал а : К некоторым договорам имеются приложения, я их подшиваю к договору, даже если год приложения другой. Правильно ли я делаю? Приложения являются неотъемлемой частью договора. И доп. Надежда писал а : Подскажите как мне правильно хранить договоры за прошлые года? Нужно ли действующие отдельно откладывать? Нет общепринятых правил, как хранить договоры.
Это решение исключительно того, кто ими пользуется. Как удобно — так и хранить. Та система, которую Вы предложили, вполне жизнеспособна. Как хранить документы в кадровой службе Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности п. Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г.
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены абз. Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. При этом, трудовые договоры уволенных сотрудников целесообразно хранить отдельно от приказов по личному составу. Вопрос формирования архивного дела можно согласовать с Вашим республиканским или территориальным архивным управлением. Подробнее в материалах Системы:.
Формирование личного дела Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров если такого подразделения нет — руководителем организации. Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.
Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все. Как быть с документами, сроки хранения которых истекли? Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли. На такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте.
Сама квитанция будет приложением к нему. Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. Это позволит уточнить или разработать заново классификатор для предварительного рассмотрения документов, которым пользуется служба делопроизводства при предварительном рассмотрении поступающих документов, в части маршрутизации документопотоков договоров и документов по их исполнению, в том числе и в СЭД или иной информационной или расчетной системе;.
Таким образом, разработка регламента договорной работы позволит установить единый порядок работы с данными документами и распределить ответственность за правильное формирование дел с договорами и обеспечение их использования и сохранности. Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.
Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу приказов, личных карточек, лицевых счетов и т. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку.
При -меча-ние 1 2 3 4 5 6 1 Такое количество вопросов свидетельствует о том, что в организации необходимо в плановом порядке и как можно скорее приступить к разработке регламента договорной работы. В рабочую группу по подготовке данного документа включаются представители юридической службы, службы делопроизводства, бухгалтерии и подразделений, чья деятельность, осуществляемая на основе договоров, приносит наибольшую прибыль организации.
А с другими подразделениями проект регламента необходимо будет согласовывать, причем кадровая служба может разработать самостоятельный раздел регламента о трудовых договорах и договорах возмездного оказания услуг, заключаемых с физическими лицами. Ваш e-mail не будет опубликован. Налоговое право Земельное право. Москва и обл. Санкт-Петербург и обл. Федеральный номер. Главная - Земельное право - Как сдавать трудовые договора в архив. Как сдавать трудовые договора в архив Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств.
Содержание: Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив? Как хранятся трудовые договоры? Архив и хранение договоров Порядок подготовки дел к передаче в архив Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений? Хранение договорной документации Как сдавать трудовые договора в архив Как сдавать трудовые договора уволенных работников в архив.
При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: — каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером. Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля г. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован. Похожие записи. Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: 8
Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.
Сдача дел в архив
Личные деласотрудников организации предприятия хранятся у инспектора по кадрамили секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. Получается в личном деле остаются копии паспорта, инн, снилс, диплом, военный билет, копия свидетельства о рождении ребенка и копии приказов о приеме и увольнении? Re: Хранение уволенных сотрудников 1. Приказы о приеме, переводе, увольнении — в отдельную папку, а в конце года прошить?
Личное дело образец
В любом государстве и при любом его политическом устройстве время от времени происходит такое явление, как ликвидация предприятий. Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию, которая обеспечит его хранение. Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков.
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 15. Формирование и оформление дел. Архив предприятия. Часть 1Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов чертежи, рукописи и т. Заранее извиняюсь, возможно мои вопросы будут найглупейшими, но так как При подготовке дел к подшивке переплету металлические предметы булавки, скрепки из документов удаляются. С нормативкой ознакомилась, вроде бы не все так плохо, но не могу понять Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При наличии в деле невостребованных личных документов трудовых книжек, паспортов и т. Документы по личному составу постоянного хранения личные дела уволенных работников, имеющих ученое звание или ученую степень, руководителей организаций и др. На личные дела, образующиеся в организации в больших объемах, могут составляться самостоятельные годовые разделы описи личные дела, трудовые книжки и т. Документы, включенные в дело постоянного хранения, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку при объеме дела до 50 листов или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не проводится, не составляются внутренние описи и заверительные надписи.
Личное дело работника
Предыдущая статья: Прибыль. Следующая статья: Страховые взносы для ИП в году. Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Дорогие читатели!
На работодателя российское законодательство возлагает ряд дополнительных обязанностей, одной из которых является хранение личных дел уволенных сотрудников. При этом касательно личных дел уволенных работников могут устанавливаться различные принципы и условия хранения в зависимости от конкретного статуса работодателя. Каждому кадровому специалисту следует знать, как должны храниться указанные документы и как должен быть обустроен для них архив. Личное дело уволенного работника — что это, правовое регулирование 2. Когда необходимо хранение личных дел уволенных сотрудников 3. Сколько длится хранение личных дел уволенных сотрудников Под личным делом сотрудника подразумевается расширенный пакет документов, содержащих информацию о работнике, занимаемых им должностях на предприятии, трудовом стаже. При этом законодательство достаточно строго регламентирует ведение данной документации в следующих нормативно-правовых актах: Следует разделять понятие личного дела и личной карточки сотрудника. Личные дела являются обязательными лишь для государственных учреждений — в отношении коммерческих предприятий вышеозначенные нормативы имеют лишь рекомендательный статус. В то же время личные карточки сотрудников должен вести каждый зарегистрированный на территории РФ работодатель. Более подробно об особенностях хранения личных карточек уволенных сотрудников можно прочитать в отдельной статье.
Как правильно оформить личное дело сотрудника
Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. На нашем форуме уже более На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного муниципального архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации. В каждое структурное подразделение службу кадров, бухгалтерию передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.
Подшивка ф т в архив
Предыдущая статья: Письмо о расторжении договора образец. Следующая статья: Регистрация кассового аппарата в налоговой. Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:. Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки.
Как сдавать личные карты т в архив
В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.
В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу Рис. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Включите JavaScript для лучшей работы сайта. В кадровых службах организаций, предприятий хранится большое количество документов: приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, переводах, награждении, дополнительных денежных выплатах, увольнении и другие.
Результаты такой проверки оформите актом например, за образец можно взять форму, приведенную в к. Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.
